Le recomiendo que su teléfono no suene más de tres veces antes de ser contestada. Si la recepcionista es en otra línea o se encuentra ocupado entonces uno de los otros miembros del personal deben ayudar a cabo. Lo ideal sería que dispone de teléfonos en toda la oficina, por lo que si la recepcionista es un lugar diferente a la recepción cuando suena el teléfono, que aún pueden ser respondidas y la persona que llama colocaron brevemente en espera hasta que el recepcionista puede volver a la recepción.
Nota: descargar una copia del paciente Dental de Nueva llamada Entrante Formulario Antes de transferir una llamada a la persona adecuada, obtener el nombre de la persona que llama, razón por la llamada y sus números de teléfono (casa /trabajo /móvil). Si la llamada es de un paciente activo, tire de la historia clínica del paciente antes de transferir la llamada. Si la persona que llama es un paciente nuevo, llenar el "New Call-Paciente En Forma" mediante el diálogo apropiado. Si usted tiene haber otro empleado designado como su programador cuya principal responsabilidad es garantizar el libro se cita con eficacia prevista, todas las nuevas llamadas de los pacientes deben ser trasladados a menos que ella está hablando por teléfono con un paciente. En esa situación, la recepcionista debe manejar la llamada a menos que también hay un Coordinador de Cuentas o el tratamiento de otro modo, si la recepcionista es en el teléfono tomando nueva información de los pacientes, no va a ser capaz de tratar eficazmente con otras llamadas y los pacientes que entra en el la práctica. Su recepcionista es el coordinador entre la parte pública y la parte posterior por lo tanto debe ser exacto en que la transmisión de información. El mejor método para la transmisión de mensajes se realiza por escrito. El recepcionista debe siempre estar al tanto de la programación. Saben qué pacientes van a llegar al lado, que está en la sala de espera, que está en la parte de atrás, cuánto tiempo han estado en la oficina, etc. Ella debe caminar a través de la oficina de vez en cuando para hablar brevemente a los pacientes que están esperando el fin de mantener una buena comunicación y asegurarse de que todo va bien. Si se descubre un problema que debe manejar usted mismo o solicitar la ayuda de alguien que pueda tratar con él de inmediato.