Muchos miembros del personal de recepción consultorio dental y Gestores dentales idea de hacer llamadas de confirmación. Pero el hecho es, sin confirmar las citas conducen a consultas perdidas, que pueden paralizar una práctica dental. Puede causar estragos en los ingresos y el servicio al cliente, así como los miembros del equipo dental prontas a ser frustrado (a nadie le gusta ser aburrido en el trabajo.)
Por lo tanto, confirmar la cita en efectivo es un proceso diseñado para producir los resultados deseados : horarios completos, amplio ingresos y empleados satisfechos. A continuación se presentan algunos consejos para aumentar sus esfuerzos de confirmación de citas prácticas.
Debido a que todos en nuestra sociedad está ocupado, incluso los pacientes más responsables pueden olvidar una cita. Por lo tanto, instituir una política para realizar una llamada de confirmación para cada cita es prudente. Y la confirmación de 48 horas por delante es más eficaz que la confirmación de 24 horas por delante. Eso es porque, de vez en cuando durante una llamada de confirmación, el paciente tendrá que volver a programar. Llamar a menos de 48 horas por delante deja tiempo suficiente para llenar los huecos cancelados. Así, mientras que algunas prácticas siguen prefiriendo que confirmar sólo 24 horas antes, los beneficios de la confirmación de 48 horas las llamadas son muy superiores a los riesgos.
Otro punto clave en el proceso de confirmación es hablar con el paciente directamente, si es posible. Muchas veces, cuando se deja un mensaje, el paciente reclamarán él o ella nunca recibió. Esto puede dar como resultado no se presenta y las citas sin relleno, que no son productivos. Como Gerente dental o miembro del equipo de oficina, al llamar para confirmar, siempre pida hablar con la persona que está en su horario. Si no están disponibles, pregunte si hay otro número donde se les pueda localizar. (No deje un mensaje con un niño.) Esto facilitará una tasa de cancelación de mucho menor.
Además, no se consideran un "mensaje dejado" como una cita confirmada. Cuando lo haga llegar a un contestador automático o correo de voz, o si deja un mensaje con otra persona, tenga en cuenta esto en su lista de confirmación. A continuación, seguir tratando de llegar al paciente durante todo el día con el fin de hablar con él o ella directamente.
Cuando lo haga llegar a la paciente, utilizar las habilidades verbales positivos para confirmar. Por ejemplo, el estado que está "llamando para decir que estamos deseando ver que" en lugar de que está llamando a "confirmar" o "recordar". La palabra "confirmar" implica que no está seguro de que planean asistir a la cita. La palabra "recordar" implica que ellos no son responsables y necesitan que se les recuerde. Aunque ambos de estos puede ser el caso, nunca se desea crear esa impresión con un paciente.
Al contactar con el paciente, indicar claramente el día de la cita, la fecha y la hora. Después de haber indicado el motivo de la llamada, así como el día, la fecha y la hora, la pausa y esperar a que se reconozca su nombramiento. Si hay una larga pausa, pedir al paciente " ¿Tiene alguna pregunta sobre eso? Al dejar un mensaje en una grabadora, correo de voz, o con otra persona, siempre pedir al paciente que devolverá la llamada con el fin de hacerle saber que recibió el mensaje. Una vez que haya trabajado en una clínica dental por un tiempo, usted sabrá los pacientes que siempre a sus citas y los que necesitan constante insistencia. Cada práctica tiene algo de cada uno. Pero al principio, hasta que sepa tendencias individuales, es recomendable que siga con cuidado. Pero no es necesario hacer un seguimiento de forma repetida. Usted no quiere que los pacientes que perciben que están siendo acosados, o que no está grande. Cuando más pacientes cumplan con sus citas reservadas, aumento de los beneficios de la práctica dental, la satisfacción del empleado se eleva, y los pacientes reciben la atención que necesita para lograr una salud oral óptima.
" No pregunte, " ¿Está pensando en estar aquí
?" Eso implica la cita es opcional. A pesar de que las cancelaciones son aceptables, no son deseados.