Este es un correo electrónico real que recibí hace unas pocas semanas a partir de un paciente a largo plazo:
Mi marido tenía una cita en 2/7. Ha sido un viaje de negocios desde 1/4 y cuando nos dimos cuenta de que no volvería hasta después de 2/7, me llamó y reprogramado su cita. Llamé el Ene 25. Yo le había acompañado en su viaje el día anterior. Fue reprogramado para el 6 de marzo a las 8:30 de la mañana. No sé con quien hablé. Cuando volvimos en 2/9, que tenía 2 mensajes desde su oficina diciendo que había perdido su cita. Llamé esta mañana (2/11) y explicó la situación, sólo para descubrir que los cambios no se habían realizado en su libro cita. Le reprogramado de nuevo por 3/7 a las 8:30. Yo sin embargo molesta la implicación de que este fue mi error ... no lo era. Estoy seguro de que muchos de sus clientes no te dan el aviso correspondiente, pero esto no fue el caso en este caso. El cliente no siempre es malo. Hemos estado viniendo a la oficina por más de 20 años y piensa que tiene los mejores profesionales del negocio, pero quería darle la fecha en que me llamaron para hacer el cambio de cita y hacerle saber que estaba un poco molesto por . cómo se manejó esta situación
Antes de que yo respondí, busqué el historial de citas - y me quedé impresionado por la información reuní simplemente a partir de esta pantalla. Aquí está mi correo electrónico de respuesta:
Gracias por su correo electrónico. Miré en este historial de citas - esto es lo que he encontrado en nuestro ordenador:
No es extraño que se siente frustrado. Se trata de una gran cantidad de trabajo de su parte para manejar fechas de citas. Además, parece que se ha hablado con la mitad del equipo secretaria.
Por mi parte, voy a revisar su preocupación con el equipo de secretaria, y Jackie, en particular, para asegurarse de que todo el mundo es lo más preciso posible.
otra idea para usted - tal vez sería útil si bien nosotros enviará por correo electrónico los cambios - [email protected] - comprobamos todos los días y le invitamos a utilizar esto como una confirmación de la hora de la cita - usted podría ahorrar algo de tiempo en el teléfono. O bien, si vas en nuestra página web, hay una solicitud de una pestaña cita - y se puede solicitar a la fecha /hora para las citas aquí también
Lo siento que se sintió frustrado por nuestros mensajes cuando se había ido? a la dificultad para volver a programar. Aprecio su consideración en la gestión de los horarios con antelación.
Estoy abierto a otras sugerencias o formas en que podemos hacer esto más fácil en usted. Gracias por tomarse el tiempo para darme a conocer.
Ahora, para ser franco, hicimos misschedule nombramiento de su marido. Ella preguntó por 3/6 y 2/6 previsto en. Sin embargo, gracias a los datos de la historia cita, parecía que nos programado esta misma cita otras 4 veces! Esto sin duda pinta un cuadro muy diferente de nuestro desempeño - y me sorprendió que ella se quejaba de servicio al cliente de mi práctica cuando se había programado esta cita no menos de 5 veces