AUDITINGRonald F. Arndt, DDS, MBA, MAGD, MCCMary Bet Bajornas, CMT, VAHow tanto la odontología está sentado en su pared? ¿Qué oportunidades financieras que están ausentes con sus pacientes de registro? ¿Qué estás dispuesto a hacer para "cosechar los diamantes en su propio patio trasero?" Tabla de auditoría es la revisión de los registros para determinar el estado de los pacientes inactivos. Gráfico de la auditoría es realizada por el personal de recepción, y se debe hacer mínimo una vez al año. Aunque esta tarea puede llevar mucho tiempo sino que también puede dar lugar a la reactivación de numerosas, perdida de otro modo, patients.Chart auditoría debe constar de lo siguiente:? Revisión de la última appointment del paciente ¿Por cuánto tiempo ha pasado desde que han estado en ¿Qué qué consistió su última cita de? ¿Cuál fue su próxima cita recomendada? ¿Se ha iniciado antes de la auditoría de cualquier contacto con el paciente? es más fácil de trabajar carta por carta. Después de la revisión de un contacto telefónico personal debe tratar de hacerse con el siguiente script de ejemplo: "Hola señora Smith, esto es Suzie de la oficina del Dr. Arndt. Estoy muy contenta de que finalmente se han puesto en contacto personalmente! ¿Como estas? Nos hemos dado cuenta de que no ha estado en nuestra oficina en más de 18 meses, y darse cuenta de que usted está atrasado para su limpieza. ¿Hay un buen día y hora para usted que podría programar con el higienista? "Si el paciente por alguna razón afirma que están descontentos con el tratamiento, odontología, etc. que se puede decir lo siguiente" la señora Smith, espero que pueda nos da la oportunidad de cuidar de esto - estoy seguro de que el Dr. Arndt querría que programar una cita para usted personalmente con él para una consulta. ¿Hay un día y hora específica que podría funcionar para que venga y hable con el Dr. Arndt? "Si no hay contacto personal puede hacerse, una carta de reactivación puede ser enviado. Una carta de reactivación debe ser corto y al grano. Se debe indicar la última cita del paciente, lo que habían hecho, cualquier tratamiento que ha sido recomendado, y lo que ahora se deben a. En la parte inferior de la letra a solicitud debe hacerse del paciente para responder a lo siguiente: Se han trasladado y desean sus registros que se remitirá a su nuevo dentist Ellos no van a regresar y si deciden decirle why Ellos no se dan cuenta de que eran tan atrás y desean hacer una cita por favor call ellos desean programar sino que llamar cuando sea conveniente para Thema sobre de retorno deben ser incluidos para la conveniencia del paciente, y son más propensos a devolver la solicitud este way.As entra cada petición, la historia clínica del paciente debe reflejar su respuesta. Reenvío de registros y en contacto con el paciente de las citas que se debe hacer el día que la respuesta es received.if después de 14 días no hay respuesta, una llamada telefónica de seguimiento se debe hacer con este script de ejemplo "Hola Sr. George, esto es Suzie del Dr. la oficina de Arndt. ¡¿Cómo estás?! Nosotros no hemos visto en mucho tiempo y recientemente envió una carta a la reactivación se le solicita que notifiquen de la situación del paciente. No hemos recibido respuesta de usted y son tocar base para asegurarse de que todo está bien! Realmente extrañamos ver en sus visitas de recuerdo. ¿Hay un buen día y hora para que venga a ver al Dr. Arndt? "Si después de varios intentos no ha habido ningún contacto, la cuenta del paciente puede ser inactivado, con notas completas y exhaustivas tabla que se añade de" no hay respuesta del paciente ". Copias de las cartas de reactivación deben mantenerse, y cualquier intento de comunicación deben registrarse como well.By haciendo auditorías carta anualmente, que un asegurando: La base de pacientes que tiene actualmente es active. Ningún paciente ha "deslizado a través de las grietas" . Un aumento en la producción, trabajando activamente este system. La oportunidad de las cosas "correctas" que pueden ser "malo" .¿Cómo tiempo ha pasado desde que los gráficos han sido auditadas? Cuánta producción se acaba ahí en su oficina, esperando a que alguien actúe sobre ella? Tiene que haber un método consistente de seguimiento de pacientes en su lugar y su práctica no puede permitirse el lujo de pasar por alto el obvious.To realmente hacer que su sistema efectivo que se desea establecer medibles para determinar su progreso. A continuación se presentan algunas de esas expectativas que usted y el equipo querrá observar cada semana.1. Establecer una meta de 16 llamadas por día o dos por hour.2. ¿Cuántos pacientes se les llama? 3. ¿Cuántos pacientes eran en realidad habla demasiado o contactarse? 4. ¿Cuántos pacientes programado y lo que era el valor del tratamiento programado? 5. Establecer una hora específica para revisar cada week.Are que la utilización de la comercialización externa, pero no han auditado las cartas? Su práctica tiene muchos, muchos recursos internos para llenar su horario y todo el equipo tiene que estar a bordo de renovar las relaciones de los pacientes que ya tiene! Recuerde, su práctica está creciendo o muriendo. Hay prácticamente nada en between.Dr. Ron Arndt, La Dental Coach ™, trabaja con los dentistas que quieren estar en control de su práctica en lugar de la práctica el control de ellos. Lo que esto significa para ellos es que piensan, actúan y se comportan como un CEO ética porque quieren llevar más, manejar menos y ser mucho más rentable en mucho menos tiempo. Él es el primer y único dentista en el mundo que cuenta con la designación codiciada Master Coach Certificado (MCC) otorgado por el ICF. Él es el autor de la DERECHA de contratación para el equipo dental y varios ThinBooks. Él puede ser alcanzado en www.DrArndt.com o 440-748-6161.Mary Bet Bajornas es un asistente virtual para profesionales de la odontología y de negocios con más de 20 años de gestión, la experiencia oficina administrativa y dental. Su técnica de la educación del personal de la oficina para estar en "El perpetuo estado de preparación" ha muerto en la racionalización de oficina central y las funciones de servicio al paciente. Ella puede ser alcanzado en 330-324-3865 o www.SuperiorAssisting.com
