¿Por dónde empezar
Con el fin de implementar un sistema financiero exitoso, debe ir más allá de la típica forma de pensar. En lugar de centrarse simplemente en si su práctica debe aceptar el seguro, realizar la facturación interna, o utilizar un programa de financiación del paciente, debe revisar todas las situaciones posibles que podrían enfrentar día a día dentro de su práctica. Es importante establecer directrices para determinar cómo los problemas financieros complejos serán manejados. Va a ofrecer ajustes de crédito? Y si es así, que tiene derecho a ellos? ¿Cómo trataría mediante acuerdos de pago para un niño que viene de padres divorciados? Mediante el desarrollo de un conjunto de directrices para responder a preguntas como éstas, usted sabrá exactamente lo que hay que hacer cuando un paciente nos lleva a una situación financiera difícil.
Una buena guía financiera tiene en cuenta lo que va a funcionar bien para tanto para el paciente y la práctica. En otras palabras, se crea una situación de ganar-ganar en el cual los pacientes pueden recibir tratamiento óptimo mientras que la práctica se compensa lo más rápido posible. Una vez que haya detallada cuidadosamente sus directrices financieras, revisarlos con su personal y hacer que el documento escrito disponibles para ellos para hacer referencia, según sea necesario (pero asegúrese de que no está en sus áreas de pacientes!): Perfil
opciones y de pago
para una guía financiera para tener éxito, debe ofrecer a los pacientes una variedad de opciones de pago para obtener el tratamiento que desean y necesitan. Las negociaciones financieras siempre deben comenzar con preguntar al paciente para el pago total por adelantado. Algunas prácticas ofrecen un ajuste de cortesía si el paciente paga todo antes de que el procedimiento en sí. Este tipo de incentivos puede ser un gran éxito con los pacientes que pueden permitirse el lujo de hacer un pago grande
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Algunos pacientes, sin embargo, no tienen los fondos disponibles para pagar los planes de tratamiento más grandes en un solo pago. Si ese es el caso, debe pedir siempre una inversión inicial. Hemos encontrado que cuando los pacientes poner dinero desde el primer momento, lo más probable es seguir adelante con el tratamiento y permanecen comprometidos con el pago de su equilibrio. Así que no importa qué plan de pago está dispuesto a partir de entonces, es importante recoger algún tipo de suma inicial
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El lenguaje que se utiliza es importante al momento de solicitar este pago inicial. En lugar de pedir una "cuota inicial", lo que hace que los pacientes piensan que se han comprometido a pagar por el resto de sus vidas, usando las palabras "inversión inicial" puede brillar una luz más positiva sobre el tema. Estas palabras hacen hincapié en que la odontología es una excelente inversión que puede beneficiar a su sonrisa y la salud oral en general en los años venideros.
Después de recoger la inversión inicial, un programa de pagos debe ser construido para recoger el resto del saldo. Nos gustaría establecer un límite de dos a tres meses para los pacientes para pagar los costos de tratamiento, pero si esto no es posible, sugerimos una opción alternativa de pago, tales como CareCredit. Con CareCredit, los pacientes pueden financiar el tratamiento por hasta 12 meses sin intereses. Esto hace que sea más fácil para los pacientes a pagar por el cuidado, y por lo tanto puede aumentar significativamente la tasa de tratamiento de la aceptación de su práctica.
Algunos médicos afirman que están cómodos extender el crédito a sí mismos durante cuatro a seis meses. Esto puede ser así, pero cuando sus cuentas por cobrar inicio crezca y se nota el esfuerzo que se necesita para recoger esos dólares, se dará cuenta de la ampliación de crédito para este tiempo no es el uso más prudente o eficiente del tiempo. Sugerimos que si los pacientes necesitan extender sus planes de pago por más de dos o tres meses, deje que un programa de financiación paciente manejarlo. Recuerde - usted es una práctica dental, no es una institución financiera
Financiación alternativa también es esencial si su práctica ofrece cosmética o estética dental, implantes u otros servicios con tasas más grandes.. procedimientos estéticos como el blanqueamiento dental y la aplicación de chapa, o más amplia reconstrucción de toda la boca puede ser una inversión significativa, por lo que la mayoría de los pacientes se apreciará la capacidad de pago a través del tiempo. Estos pacientes que buscan procedimientos cosméticos o la sonrisa que mejoran a veces son impulsados por las emociones y lo desea, puede comenzar el tratamiento inmediatamente. Ofreciendo opciones de pago que les permitirá iniciar el tratamiento de inmediato y fácilmente pagar por ello con el tiempo
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Un punto que no podemos expresar con palabras lo es para asegurarse de que no ate las fechas de vencimiento de las fechas de la cita. Esta rutina aumenta el número de casos de no presentación y cancelaciones en una práctica. También le podría dejar en una serie de situaciones difíciles, incluyendo qué hacer si el paciente acude a su cita, pero no tiene el dinero para hacer el pago. En lugar de tener que hacer frente a este tipo de situaciones incómodas, es más fácil simplemente disociar los dos y ponerlos en diferentes días.
El coordinador financieros
Las distintas opciones y de pago que ofrece su práctica, no puede ser simplemente esbozado en papel y entregados a los pacientes. Estas opciones se deben discutir en detalle y compatibles con los datos que los pacientes puedan entender completamente lo que está disponible para ellos. Es imperativo identificar a un empleado en la práctica para asumir esta tarea - el coordinador financiero. Este individuo debe ser el principal responsable de los arreglos de pago con pacientes
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Hay ciertos rasgos a tener en cuenta en la búsqueda de un coordinador financiero eficaz. En primer lugar, es extremadamente importante para este empleado para ser un buen oyente. Esto va más allá de simplemente escuchar lo que dice el paciente. Un buen oyente se asegurará de pedir una aclaración cuando un sujeto sucede a lo que puede ser fácilmente malinterpretado. coordinadores financieros también deben tener la capacidad de mantener un gran contacto con los ojos, y deben aparecer estar relajado, seguro y digno de confianza cuando se habla de arreglos de pago. Incluso el tono de voz puede afectar dramáticamente el nivel de comodidad del paciente, por lo que debe ser tenido en cuenta. Pero lo más importante, los coordinadores financieros necesitan ver su trabajo como una oportunidad increíble para ayudar a los pacientes a alcanzar sus objetivos de salud dental, en lugar de una forma de luchar distancia bolsillo de un paciente.
Con el fin de maximizar la aceptación del tratamiento, las discusiones monetarias entre el paciente y el coordinador financiero debe tener lugar en una sala de consulta designada que permite a la privacidad, pocas interrupciones, y un ambiente profesional. La mayoría de las personas tienen algún nivel de ansiedad que viene con estar en una sala de examen, por eso hacer los arreglos financieros con los pacientes en un entorno no clínico. De esta manera el paciente puede estar completamente relajado y cómodo mientras se discute un tema tan delicado como el dinero. Si usted no tiene una sala de consulta separada, asegúrese de que la discusión pasa en (tal vez la sala de tratamiento) privado y no se olvide de dejar espacio en el calendario de la consulta si se produce en la sala de tratamiento u operatoria. oficina privada de los médicos es otra opción a considerar.
Todo el equipo juega un papel
A pesar de que el coordinador financiero es el principal responsable de los acuerdos de pago con los pacientes, todos en la oficina, necesita estar cómodo citando las tasas y discutir las directrices financieras. Del personal clínico a menudo se hacen preguntas acerca de los costos de tratamiento. Si reaccionan de manera confusa o desdeñoso, que puede reflejarse negativamente en la práctica. Sugerimos que los miembros del personal clínico se familiaricen con las tarifas para el 15 más buscados después de los procedimientos. Esto no significa que estos empleados realmente deben hacer arreglos de pago. Simplemente, pueden citar el costo y luego introducir al paciente al coordinador financiero para permitir una transición sin problemas.
Todo el personal de los miembros necesitan entender directriz financiera de su práctica para asegurarse de que la consistencia se expresa en todo el equipo. Al oír dos puntos de vista conflictivos lo pueden confundir al paciente, y que puede resultar en una experiencia negativa global con su práctica. Es importante asegurarse de que las mismas opciones y de pago se presentan de la misma manera entre todos los miembros del equipo. Y cuando el coordinador financiero está ocupado con un paciente, thereshould haber otros miembros del personal listo y capaz de responder a cuestiones financieras.
El médico también tiene un papel clave en las discusiones financieras. Su primera responsabilidad es trabajar en lograr el compromiso del paciente para el valor del tratamiento. Aunque se recomienda que el médico indique el rango de tasa o tarifa por cualquier tratamiento que se diagnostica, nos desalentamos altamente dentista hacer arreglos de pago. Si hay preocupación por el costo de la atención, dejar de lado el aspecto financiero por un momento y el trabajo en poner de relieve los beneficios del tratamiento.
Es importante que el coordinador financiero esté presente durante la discusión del tratamiento entre el médico y el paciente, de manera él o ella está al tanto de todo lo que ha sido compartido en esta conversación. Por lo tanto, si el paciente trae objeciones o preocupaciones, el coordinador financiero tendrá conocimiento previo de ellos antes de discutir los arreglos de pago. Esto permite que el coordinador financiero para manejar estas objeciones con más facilidad, y elimina la "él dijo, ella dijo" lo que los pacientes no pueden reclamar el médico les dijo que podían pagar el tratamiento en un cierto coste durante un cierto periodo de tiempo.
asegurarse de que el coordinador financiero está presente desde el comienzo de recomendación de tratamiento del médico también puede agregar una gran continuidad en los ojos del paciente. Se mejora la percepción del médico y coordinador financiero como verdaderos socios, y no entidades separadas del paciente. Cuando el médico introduce el coordinador financiero y explica su presencia, se eleva la importancia del papel de este empleado en todo el proceso de pago. Esto por lo general ayuda a los pacientes confían en alguien que no sea su médico con un tema como potencialmente sensible como dinero.
Una vez que un compromiso a favor del tratamiento se ha expresado, el coordinador financiero ayudará al paciente a elegir un arreglo de pago adecuado.
la supervisión de su rendimiento
una vez que tenga un sistema financiero sólido como una roca en su lugar, debe supervisar su rendimiento con el fin de asegurar el éxito. Es importante establecer puntos de referencia y examinar las estadísticas de práctica para asegurarse de que sus directrices financieras están funcionando correctamente. Debe establecer un sistema de seguimiento bien organizado para monitorear colecciones, cuentas por cobrar, y los ajustes de crédito para asegurarse de que estos niveles son saludables. Con las directrices financieras claras y un sistema de seguimiento sólido en su lugar, usted comenzará a notar un menor número de deudas y cuentas vencidas.
Supervisión del rendimiento de su práctica comienza con la comunicación personal. Somos fuertes creyentes en tener reuniones semanales del personal, donde todos los empleados pueden revisar y discutir los objetivos de la práctica. Una sala de reuniones de un mes debe ser dedicado estrictamente a los números. En esta reunión, el equipo puede evaluar lo que la práctica recogido durante el mes anterior y cuánto se canceló. Si hay un problema con cualquiera de estas cantidades, o si la práctica no alcanzó sus objetivos preestablecidos, el personal necesita desarrollar un plan de acción para solucionar el problema. tasa de aceptación del tratamiento de su práctica también debe ser revisado en las reuniones de personal. Los empleados pueden dividir nuevos y existentes a los pacientes en grupos separados en el análisis de estas estadísticas. Una vez pautas de crédito sólidos se establecen y opciones de pago están incluidos en su plan financiero, usted debe comenzar a notar un aumento en la aceptación del tratamiento.
No sólo puede el personal reuniones aumentar el rendimiento y la producción de la práctica, se pueden añadir a la moral del equipo y la satisfacción general de sus empleados. Cuando los miembros del personal establecen metas para sí mismos y prestar atención a los números, que en realidad puede medir su progreso y ver el resultado de sus esfuerzos. Si se han cumplido los objetivos financieros, por lo general significa que los pacientes están satisfechos con las opciones de atención y de pago que está proporcionando. Cuando los pacientes buscan consejo de su práctica y luego dicen "sí" a las recomendaciones de tratamiento, que puede hacer una gran diferencia en cómo un médico y el equipo se sienten sobre el trabajo que hacen.
Además de las reuniones semanales del personal, la doctor y coordinador financiero deben reunirse una vez al mes para evaluar las cuentas por cobrar. Con el fin de mejorar la salud financiera de su práctica, se recomienda examinar todas las cuentas que son noventa días o más, y luego poner de relieve aquellos pacientes que no han pagado nada en los últimos 30 días. Estas cuentas tienen que ser tratados tan pronto como sea posible, porque cuanto más tiempo se van sin pagar, es más probable que usted nunca verá que el dinero. Otra forma de mejorar la salud financiera es determinar una cantidad específica de dinero, a continuación, establecer una pauta que los costos de tratamiento en cualquier momento están por debajo de esta cantidad, el paciente paga en su totalidad al momento del servicio. Esta guía le puede dar la tranquilidad de saber que los acuerdos financieros no tendrán que ser hecha para el tratamiento por debajo de este nivel de tarifa. También puede mejorar el flujo de caja y liberar tiempo para que su coordinador financiero es capaz de concentrarse en hacer arreglos de pago para el tratamiento de nivel superior.
Es hora
Ahora que hemos ofrecido algun técnicas útiles sobre cómo implementar un sistema financiero exitoso, es el momento para que usted pueda aplicarlas a su práctica. Si ya tiene un número de estas medidas establecidas en su oficina, usted está en el camino correcto. Con las directrices financieras bien organizadas, un coordinador eficaz financiera, un equipo de apoyo, y un sistema de control eficaz, se dará cuenta de un aumento significativo en el rendimiento y la producción de su práctica. El éxito financiero es sólo unos pocos pasos de distancia!
Debbie Castagna y Virginia Moore son fundadores de Insight Solution, una empresa de consultoría y hablando, dedicado a revitalizar la práctica dental.
Reproducido con permiso, Dentistry Today, (2004: 23 (10):. 142-144