Algunas prácticas dentales tienen dificultades para gestionar sus sistemas de facturación. Puede haber muchas razones, el sistema de facturación dental se ha derrumbado, tales como la rotación de gerente de la oficina dental, la falta de formación con el software de gestión de clínica dental, o incluso la malversación. No importa cuál sea la razón para un sistema de facturación desorganizado, de vez en cuando, los problemas causados son los mismos. Los pacientes que no entienden o no confían en la contabilidad. El personal no puede explicar por qué existe un saldo o crédito. existen cuentas por cobrar gigantes especialmente en la categoría de más de 90 días. Los problemas financieros para la práctica. seguros pendientes enormes cantidades pendientes de pago - de nuevo, en la categoría de más de 90 días. Se entiende la idea
Por lo tanto -.?? ¿Qué hacer cuando se ha caído de la carreta con la facturación
¿Cómo se puede restituir una facturación dental organizada
sistema
Eso es correcto. Sólo volver a la carreta y enviar sus declaraciones. La clave es agregar un mensaje comunicado personalizado para atender a los pacientes que van a recibir una declaración y no han entrado en su práctica en varios meses o años. Su mensaje comunicado personalizado puede leer "Para las balanzas más de 90 días, por favor, póngase en contacto con nosotros en [email protected] si tiene preguntas sobre la cuenta."
Para los usuarios Dentrix, aquí es un arranque rápido de envío de extractos:
esperar recibir muchas, muchas llamadas telefónicas después de enviar a cabo declaraciones por primera vez en varios meses. Por favor, permítame StereoType por un momento, pero muchas personas mayores se enorgullecen de mantenerse al día con sus facturas. ¡Ésto es una cosa buena! Cuando recibe llamadas telefónicas de los pacientes molesto que recibieron una carta declarando su saldo de la cuenta es mayor de 90 días, pueden sentirse ofendidos y venir a través como enojado en el teléfono. El simple hecho de que se preocupan lo suficiente sobre el pago de sus facturas y se tomó el tiempo para llamar a que es una situación maravillosa.
Mi línea de introducción a los pacientes cuando llamadas con respecto a las declaraciones es el retorno, "Hola, este es Jill y yo estoy devolviendo su llamada -.? desde que eras tan amable de llamar a nosotros cuando usted recibió una declaración ¿en qué puedo ayudarle" Esto marca el tono de la conversación. Incluso si el paciente pretende ser furioso y le dirá lo horrible que son - es difícil gritar a alguien que acaba de decir que eras amable! Por lo general, el paciente se sacude a un tono más amable de esta introducción y luego se explicará recibieron un proyecto de ley que no esperaban y que quieren saber lo que este proyecto de ley es de?
Antes de llamar a un paciente , he pasado unos minutos en su cuenta para aclarar dónde venían de equilibrio. Soy un gran fan de la creación de un "desglose financiero 'que refleja la tasa total, menos el pago del seguro. menos la ocultación de seguro (para los suscriptores PPO), menos el pago del paciente. Al poner esta división en Excel, los pacientes pueden ver fácilmente los detalles financieros de cada cita. Esto hace que sea fácil para que usted pueda ver dónde está el resto procedía de también. Si el paciente continúa estar molesto, ahora tiene que estar preparado para manejar su paciente molesto
A veces
descubrirá que el paciente realmente pagado. - y pueden producir un cheque cobrado. Por lo tanto, se le aplicará un pago a la cuenta del paciente para configurarlo de nuevo a cero. Otras veces usted puede descubrir que la ocultación de seguros no se aplicó - y otra vez, que se aplicará el ajuste apropiado de la cuenta y eliminar el saldo. En algunas situaciones, puede ser capaz de determinar rápidamente que $ 197 del saldo de $ 202 es en realidad debido - y con el fin de ahorrar tiempo, puede enviar al paciente a su desglose financiero donde se puede justificar el proyecto de ley de $ 197. Al hablar con el paciente, está bien para llegar a un acuerdo en el que el paciente va a pagar los $ 197 y se descuenta la diferencia de $ 5. Una vez más un saldo de cero es oro
mayoría de los dentistas aplicar un cargo por cita perdida -. Y muchos pacientes terminan con un saldo de sólo que esta tasa. A menudo, estos pacientes con problemas no vuelvan a la práctica - y ellos no pagan la cuota cita perdida. Por lo tanto, puede terminar con un gran volumen de pacientes que están gastando $ 0.75 /e-declaración de enviar una factura por $ 50 perdido cuota de nombramiento y que no ha estado en la práctica desde hace años! Esto es tirar dinero a la basura. La mayoría de los dentistas no están interesados en ganar dinero con su cuota cita perdida - que simplemente quieren disciplinar al paciente a mantener su /sus citas. A menudo, la manera de descubrir estos pacientes es que va a recibir sus estados de cuenta atrás en el correo marcado no se puede entregar debido a ninguna dirección de reenvío.
Hable con su dentista para establecer una política sobre cómo va a manejar estos pacientes. Si se trabaja con Dentrix, fácilmente se podría fijar a un tipo de facturación por separado - esto mantiene el equilibrio en caso de que alguna vez quieren volver, pero no arruinar su A /R (siempre y cuando se excluye este tipo de facturación en su lookup ). Obviamente, si usted no tiene una buena dirección, deje de enviar declaraciones a ese paciente! Si usted termina en una conversación con un paciente que debe esta cantidad - su objetivo es comunicar el problema que esto crea para la práctica y se puede permitir que el paciente no pagar esta vez, pero a clarificar las directrices para el futuro
<. h2> Avanzando
por muy tentador que puede ser pasar horas y horas limpiando viejas cuentas para asegurarse de que todo está en lo cierto, la mejor manera de ponerse al día en su sistema de facturación dental ha de establecer directrices para las colecciones que se mueven hacia adelante. Determina que se va a enviar declaraciones mensuales a partir de ahora. . Establecer un sistema regular de colecciones llamadas telefónicas y cartas progresivamente más graves que se va a enviar a los pacientes que ignoran sus declaraciones
Hable con su equipo de recepción - pedirles que lo hagan los pacientes, ya que echa un vistazo a lo que su todo el saldo es. No sólo su saldo actual de la cita de hoy. Algunos pacientes se abona la cuenta y ser hecho. Otros pueden querer revisar la cuenta con mayor detalle. Capacitar a su recepcionista sobre cómo manejar estos pacientes. Si no está disponible para hablar con los pacientes en el sitio, muy bien. Si no puede, entonces la recepcionista debe agregar el nombre del paciente y la información de contacto de una lista de pacientes que deseen revisar su cuenta. Tiene la recepcionista les hizo saber que habrá que esperar, pero no hay que preocuparse porque vamos a solucionar su cuenta. Entonces, su trabajo es simplemente su forma de trabajo de la lista.
La gestión de un sistema de facturación dental es sólo una manera de ejecutar una práctica odontológica con éxito. Si usted está interesado en nuevas ideas sobre cómo ejecutar una consulta dental, por favor suscribirse a mi blog semanal. Uno de los mayores desafíos para la gestión de una clínica dental es seguro dental gestión. Con el seguro dental maneja, entonces la comercialización dental para pacientes nuevos se convierte en un foco primario. En el día de hoy de los comentarios en línea, manejo y quejas de los pacientes es esencial. A medida que crece su práctica, la contratación de personal dental se vuelve más importante. Con 16+ años de experiencia en gestión de la práctica odontológica, estoy abierto a sus preguntas para ayudarle a ejecutar un consultorio dental con éxito.
Siéntase libre de correo electrónico.