Si bien se puede argumentar que las estadísticas se pueden utilizar en cualquier forma para adaptarse a cualquier escenario, cuando se trata de la salud financiera y la rentabilidad de su clínica dental, los números realmente no mienten. Un dentista bajo la impresión de que su práctica es fuerte porque hay un alto volumen de flujo de pacientes podría ser sorprendido por la verdadera salud y potencial de crecimiento adicional de su negocio cuando se evalúa utilizando una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI). directores de oficina (OMS) deben medir indicadores clave de rendimiento que son particularmente fuertes indicadores de la eficacia, eficiencia y rentabilidad de la práctica está en funcionamiento. El fracaso para medir y analizar los indicadores clave de rendimiento debilita significativamente el potencial de su práctica para maximizar la rentabilidad a largo plazo.
¿Qué desempeño de los administradores de oficinas indicadores deben medir y por qué tecla
Hay 15-20 KPI dentro de su práctica que proporcionarle una imagen de cómo su práctica se está realizando. Es importante que el médico potenciar plenamente el gerente de la oficina con la responsabilidad de seguimiento de estos números de práctica. Sus OM se beneficia de esta situación porque él o ella pueden proporcionar una más valiosa contribución al éxito general de la práctica. A través de seguimiento de estos indicadores clave de rendimiento importantes, el OM tiene la información necesaria para mantener el rendimiento práctica en el blanco. Tres específicos, indicadores clave de rendimiento crítico para ser rastreados y analizados por la OM son:
* La producción media por paciente
* Colecciones
* Las cuentas por cobrar
Estos tres indicadores clave de rendimiento relacionados son rastreados con facilidad, aún más crítico para el director de la oficina, ya que representan las medidas más importantes en su práctica. El seguimiento de la producción promedio por paciente requiere la documentación de toda la producción se realiza en pacientes cada día y calcular una producción media por visita del paciente. Las medidas colecciones KPI la capacidad de la práctica que deben pagarse por esta producción mediante el análisis de la relación de colección. Yo recomiendo una tasa de recaudación del 98,5 por ciento para cualquier práctica exitosa y este es el objetivo de la OM debe esforzarse. El KPI para las cuentas por cobrar de producción pistas que ha ido sin recoger, que no sólo afecta a su relación de recogida y los ingresos, pero al final, afecta a la rentabilidad global de su práctica. Como se puede ver, se trata de tres números muy importantes e interrelacionados que el gerente de la oficina debe realizar un seguimiento de
KPI # 1:. La producción media por paciente
Una práctica ocupada no es necesariamente una práctica rentable. Un dentista que se acerca a la práctica cada día y ve una línea completa de pacientes de abierta a cerrada puede sentir que tiene éxito porque la práctica no puede manejar más pacientes. Pero si el director de la oficina no hace un seguimiento de producción promedio por paciente, es difícil para el dentista para saber si la práctica es tan rentable como podría y debería ser.
Una práctica es más eficaz cuando se está produciendo la odontología máxima que puede para cada paciente individual. Una práctica que ve 30 pacientes por día y los promedios de sólo $ 150 de producción por paciente ($ 4,500) no es tan rentable como una práctica que ve 20 pacientes al día, pero un promedio de $ 350 de producción por paciente ($ 7,000). Considere por un momento que una diferencia diaria como este ($ 2.500) puede significar un adicional de $ 500.000 por año para una práctica de programación pacientes cuatro días a la semana. La dramática diferencia en los ingresos y el beneficio se debe al hecho de que la práctica "más lento" tiene el tiempo para presentar, vender y entregar el cuidado dental más completa. La práctica "más lento" también funcionará de manera más eficiente con menos estrés debido a que la OM tiene más tiempo para concentrarse en las tareas más importantes en la práctica. Aquí hay tres pasos OM puede implementar para aumentar la producción media por paciente.
1. Realizar un examen completo de la salud bucal en todos los pacientes, incluyendo sondaje periodontal, biopsias cepillo cáncer oral, las evaluaciones de odontología cosmética y procedimientos electivos potencialmente apropiados. Esto ayudará a los dentistas identifican más odontología que podría beneficiar a los pacientes.
2. Desarrollar scripts eficaces para la presentación del caso para el gestor de dentista, coordinador de tratamiento y la oficina. Estos scripts se centrará la atención al paciente sobre los beneficios del tratamiento.
3. Ofrecer a los pacientes la posibilidad de tener múltiples procedimientos que se realizan en una sola cita (cuando sea posible). Los pacientes generalmente como tener realizaron tanto de odontología en una sola visita como sea posible porque es más conveniente
KPI # 2:. Colecciones
Usted puede ser sorprendido por el alto número de dentistas que entran en contacto con quien tiene una relación de colección que está por debajo de la tasa de recaudación del 98,5 por ciento recomendado - muy por debajo en algunos casos. ¿Por qué es este KPI tan importante para la salud financiera de su práctica? Cuando se programa un paciente para el tratamiento, a bloquear una cantidad fija de tiempo, ya sea 30, 60 o 90 minutos, para ese paciente. En el momento del servicio, la práctica incurre en todos los costos de mano de obra y gastos generales asociados con la administración del tratamiento. Cuando las tasas para el procedimiento realizado van sin recoger, se pierde los ingresos para ese procedimiento, los costos de la prestación del servicio, además de los ingresos que podría haber hecho por la prestación de servicios dentales a un paciente que paga.
En esencia, la pérdida de ingresos procedentes de la odontología que no es recolectada es mucho más perjudicial para la práctica de simplemente cualquiera que sea el importe de la tasa perdido era. Cuando un paciente no paga la totalidad o parte de un canon para la odontología realizado, hay esfuerzos de recolección requeridas, lo que limita la práctica rentabilidad. Grupo de investigación de cliente Levin muestra que el costo promedio de enviar una factura a un paciente es de US $ 4.50 si se combinan los costos de tiempo del personal, de correo y de suministro. Si un paciente llega a ser significativa en mora en su cuenta durante un período de 90 días y su práctica envía facturas mensuales, es decir otros US costo de $ 13.50 por paciente acaba en la facturación, no teniendo en cuenta el alto costo de la escritura de cartas y administrativa tiempo del equipo. Estos gastos se añaden a la pérdida original en la entrega de la odontología.
Colección cuestiones pueden ser especialmente frustrante para el director de la oficina, ya que los esfuerzos de recolección añadido también toman su tiempo a otras tareas más productivas de oficina que necesitan para ser completado. Tres pasos que su MO y equipo dental pueden tomar para aumentar la proporción de la colección de su práctica:
1. Hacer que la información disponible en su práctica que educar a los pacientes sobre el seguro de beneficios puede proporcionar para cada tratamiento en particular, y entrenar a su personal para tener conocimiento de estos beneficios para que los pacientes tienen una idea clara de cuál es la parte de una tasa que está cubierto por el seguro y lo que no lo es .
2. Asegúrese de que los pacientes son conscientes de las tarifas que serán responsables de antes de realizar un tratamiento. Esto aclare cualquier malentendido más tarde y permite un calendario de pagos que se trabajó a cabo, si es necesario.
3. Oferta de financiación paciente de terceros a través de una empresa-financiación externa que puede a menudo pre-aprobar los pacientes para la financiación antes de que el tratamiento comience. Esto permite que la práctica que se reembolsará inmediatamente para la odontología realizado
KPI # 3:. Cuentas por cobrar
Se recomienda que el 95 por ciento de sus pacientes a pagar todas las cuotas a la práctica dentro de los 60 días. Recomendamos esto porque nuestra investigación ha demostrado que sólo tiene una probabilidad del 20 por ciento de la recogida de las cuentas una vez que se van de mora durante más de 90 días. Además, una buena meta es que el 70 por ciento de sus cuentas por cobrar paciente sea igual o inferior a 30 días. Por desgracia, un gran número de prácticas dentales que he tratado tiene más de la cantidad recomendada y cinco por ciento de los créditos de los pacientes que son más de 90 días de retraso. Estas cuentas por cobrar un impacto significativo en la capacidad de la práctica para alcanzar la rentabilidad. Con el fin de mantener la salud financiera práctica, Levin Método Grupo prescribe cuentas por cobrar no superior a un mes de producción media.
Si su práctica está sufriendo de exorbitantes o fuera del control de las cuentas por cobrar, hay tres pasos que recomiendo que su director de la oficina puede aplicar eso aliviará este problema:
1. Uno de los sistemas que los pacientes podrán apreciar y disfrutar de un cinco por ciento de cortesía a los honorarios completos de tratamiento cuando se pagan en su totalidad por adelantado, por lo menos 48 horas antes de la hora del tratamiento. Esto ahorra dinero al paciente en la tarifa (que, dependiendo del procedimiento, puede ser una cantidad significativa), mientras que el ahorro de dinero para la práctica debido a los ingresos ya se recoge y no hay ninguna sobrecarga necesaria para la facturación.
2 . Permitiendo que los pacientes utilizan tarjetas de crédito para el pago es casi imprescindible en las prácticas de hoy. Muy pocos pacientes tienen la capacidad de pagar de su bolsillo para los procedimientos dentales importantes, pero las tarjetas de crédito les permiten pagar en su totalidad por adelantado, o bien, pueden también la validez de las pagos automáticos que se cargan en una fecha determinada en cada ciclo de facturación. Una vez más, esto causa una sobrecarga mínima para la práctica con el fin de recoger en este odontología, y hace el pago para la odontología más cómodo para los pacientes.
3. Algunos pacientes que no pueden pagar por adelantado en totalidad están dispuestos a pagar la mitad de la tasa de tratamiento cuando lo haya aprobado y la otra mitad antes de que el tratamiento se ha completado. La segunda mitad del tratamiento se aplica en el comienzo de la cita final de tratamiento del paciente, es decir, no hay ninguna sobrecarga necesaria para la facturación o colecciones.
Resumen
La medición y el análisis constante todo el rendimiento clave indicadores es la única manera de entender con precisión cómo su práctica se ha realizado en el pasado y predecir lo que hará en el futuro. También es la mejor manera de mantener su administrador de oficinas que participan en uno de los sistemas de gestión más significativos de la práctica. El seguimiento de indicadores clave de rendimiento permite al administrador de oficinas para ser un contribuyente fundamental para el éxito de su práctica.
Roger P. Levin, DDS es fundador y CEO de Levin Group, una firma líder de consultoría de gestión de la práctica odontológica. Desde los inicios de la compañía en 1985, el Dr. Levin ha trabajado para llevar el mundo de los negocios a la odontología.