Si bien estos datos no son específicos de la odontología, creemos que la incidencia del fraude dental es más alta que la pequeña empresa debido a la naturaleza de la odontología en comparación con otras empresas "pequeñas". Las pequeñas empresas suelen tener fuertes controles internos y separar las funciones de trabajo de una manera que los consultorios dentales no pueden. Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen habitualmente dos personas involucradas con cada transacción en efectivo. El significado de la separación de funciones es que con el fin de robar, dos empleados deben actuar en connivencia.
Esto contrasta con un consultorio dental donde a menudo una o dos personas se están ejecutando la administración.
El robo es un verdadero y es probable problema para oficinas dentales
practicantes
cuidado de la salud son por naturaleza confiando almas. Una característica definitoria de un profesional es que él o ella coloca el interés de sus pacientes por encima de su propia. Por desgracia, muchos dentistas son incapaces de diferenciar entre el entorno clínico, donde se espera que la pureza de los motivos, y los elementos no clínicos de su práctica, donde tal vez las personas interactúan de una manera más de base. En consecuencia, muchos dentistas carecen del escepticismo necesario para reconocer su vulnerabilidad al fraude.
Si bien gran parte de la literatura sobre el fraude dental ofrece lugares comunes como: "estar más involucrados en los aspectos comerciales de su práctica," reconocemos que dicho asesoramiento es a la vez poco práctica y poco.
Nuestra intención en este artículo es proporcionar sugerencias que cada dentista puede aplicar sin necesidad de cortar sus horas de práctica por la mitad para revisar todas las transacciones financieras.
¿por qué roban los empleados de confianza?
la tentación de robar es impulsado por la codicia, la venganza deseada contra el empleador, se paga menos que el empleado sienta que vale la pena o simplemente pura emoción. La necesidad de dinero es el motivador dominante y puede ser impulsado por deudas inmanejables, un deseo de vivir más allá de la adicción a los medios, los juegos de azar, el alcohol o las drogas.
La decisión de robar se produce cuando el empleado de confianza tiene un cambio en la ética. La investigación ha demostrado repetidamente que las presiones financieras severas van a obligar a la gente honesta normalmente a reconsiderar sus valores. Cuando se enfrentan a la pérdida de su casa, de lo contrario muchos empleados honestos comienzan a revisar las debilidades de su administración y medir la probabilidad de éxito. A menos que ellos creen que el descubrimiento es probable, el defraudador motivado tomará el riesgo y robar.
Señales de peligro
Si bien es difícil definir el "defraudador típico," la mayoría de las personas que roban mostrarán señales de advertencia. Algunos ejemplos son:
Un aumento en la frecuencia de las quejas de los pacientes sobre los errores de facturación. Normalmente, la mayoría de los errores se puede remontar al seguro del paciente y no al dentista.
Un empleado que vive claramente más allá de sus posibilidades. Nuestra experiencia ha sido que esto se podrá apreciar al personal antes de que suceda a usted.
Un miembro del personal que se niega vacaciones. El ladrón tiene que estar en la oficina para realizar un seguimiento de las transacciones y proporcionar explicaciones para actividades sospechosas. El fraude se descubre a menudo cuando la persona robar es ausente y otro personal de relleno.
Cuidado para los empleados que constantemente se quedan para "terminar". Los estafadores tienen que pasar el tiempo "a solas" para realizar un seguimiento de las transacciones y falsificar entradas de facturación y de libro mayor . Si un empleado trabaja regularmente horas extraordinarias sin una razón suficiente, se debe investigar. Irónicamente, mientras que usted piensa que este empleado se dedica, él o ella realmente está robando su dinero.
Comportamiento irregular o perjudicial en la oficina. Por diversas razones, sus empleados pueden ver esto pero no informar a usted. Otros comportamientos que buscan preocupación ARE, retirada o muestras inapropiadas de ira o frustración. cambios de humor extremos son comunes cuando la culpa y el estrés están presentes
Estos síntomas no significan necesariamente que el funcionario es el robo de su práctica.; pero usted debe alertar a la posibilidad.
¿Cómo hacen lo hacen?
La mayoría de robo consiste en tomar dinero en efectivo y luego alterar o destruir los registros de ocultarlo. Algunos de los métodos comunes que se utilizan son:
pagos retroactividad de efectivo para hacer que aparezca el paciente ya ha pagado por el tratamiento,
no poder entrar en las citas programadas en láminas día y embolsarse el dinero en efectivo,
aplicación de un seguro o de crédito pago con tarjeta de un paciente a la cuenta de otro que pagó en efectivo,
embolsar dinero en efectivo para el pago y luego la cancelación de la cuenta por cobrar por lo que el paciente no aparece delincuente,
eliminación de entradas del libro mayor y nombramiento para eliminar la evidencia de que el paciente de visitar.
Una vez que el estafador se roba sin detección, el fraude tiende a repetirse con cantidades cada vez mayores. Esto inicia un ciclo de robo que puede durar meses o años, dejando una gran pérdida financiera y la sensación dentista violado.
Doce medidas positivas que puede tomar
Las medidas preventivas se han demostrado para ser el más efectiva y menos costosa de hacer frente a posibles fraudes. Los siguientes pasos le ayudarán a reducir la probabilidad de fraude, y si se produce el fraude, pueden disminuir la severidad. La función de estas medidas es aumentar el control administrativo y para reducir la posibilidad de que el personal sienten que pueden robar sin ser detectados.
Haga que todos los estados de cuenta bancarios y los avisos enviados directamente a su domicilio. Solicitar la devolución de todos los cheques cancelados. Personalmente examinar los cheques cancelados y refrendos e investigar el inusual. Negarse a firmar cheques en blanco o permitir el uso de sellos de firma en los cheques.
Implementar un sistema informático. Prácticamente cualquier sistema informático, correctamente aplicado, hará que el fraude sea menos probable.
Asegúrese de que nadie puede ser colocado en la nómina sin su aprobación explícita. Los estafadores pueden crear empleados ficticios (ocasionales a tiempo parcial o) y mantener a los cheques de pago.
Utilice cheques pre-numerados, facturas y recibos para que tenga una secuencia de números adecuado para auditar. Si utiliza una computadora para generar estos elementos, consulte con su proveedor de software para asegurarse de que las restricciones y funciones de auditoría están en su lugar.
personas fuerzan a tomar vacaciones anuales. El ladrón tiene que estar cerca de la acción y se resistirá a tomar tiempo libre.
Implementar las funciones de seguridad del Interacmachine. El personal no debería ser capaz de devolver el dinero a una tarjeta de crédito o débito sin autorización del supervisor. Imprimir las transacciones de la máquina Interac cada día y revisar personalmente. La devolución de dinero a través de la máquina de Interac es rápido y fácil. En muchas de las prácticas, la máquina Interac se sienta en la recepción donde los visitantes pueden devolver el dinero a su cuenta en el tiempo que tarda el personal para ir al baño.
Configure el software para tener "supervisor" y el acceso "nivel restringido". Los usuarios de acceso restringidos no pueden cancelar o eliminar las transacciones sin autorización. El personal de recepción nunca debería tener acceso a nivel de supervisor de - personal no debería ser capaz de cancelar o anote las cuentas, eliminar las facturas o eliminar citas sin su aprobación. Pregunte a su proveedor para activar las funciones de seguridad en su software. Personalmente revisar el registro de auditoría diariamente para identificar a los usuarios que han hecho los ajustes.
Poner en práctica los códigos de acceso de alarma separados para cada miembro del personal que tiene acceso a su edificio. Fraude requiere a menudo después de las horas de acceso por lo que debe saber quién está entrando después de horas.
Crear contraseñas de computadoras separadas para cada empleado. Esto ayudará a identificar que entró en operaciones sospechosas. Contacte a su proveedor para determinar si se puede tener "hora del día" cuentas de acceso para sus sistemas. Le sugerimos que restringir el acceso del personal a 30 minutos antes y 30 minutos después de las horas normales de oficina programada.
Cuando se contrata personal, llevar a cabo un escéptico, control minucioso, fondo, incluso para los empleados que no van a participar en el manejo de dinero. Investigar aparentes lagunas en la historia del trabajo, ya que las personas deshonestas pueden ser selectivo en la presentación de su experiencia. Pide a cada empleador anterior para el nombre de la empresa anterior y posterior y las fechas de empleo y reconciliar esto en contra de la hoja de vida. Verificar las referencias "secundarios" en contraposición a los que se señalan en el arsum. Una condición de contratación debe ser hacer una verificación de crédito personal. Solicitar a su banco para ayudarle con este asunto. Busque una historia de la deuda pendiente y juicios civiles anteriores.
Asegúrese de que su póliza de seguro cubre delito fuera, el hurto y el fraude informático. No se detendrá el robo, pero ayudará si sus medidas preventivas no funcionan.
Cada mes, personalmente revisar el informe de historial de transacciones ordenador. Este informe muestra la cantidad recuento y el dólar de cada transacción para el mes. Incluye totales de transacciones de tarjetas de crédito, dinero en efectivo, cheques, cheques de pacientes de seguros, amortizaciones, descuentos, los ajustes, las reversiones de tasas, cheques sin fondos y el depósito directo. Cada práctica tendrá diferentes tendencias de transacción, pero en general, las tendencias establecidas en una práctica libre de fraude debe ser coherente.
¿Qué pasa si sospecha de un fraude?
Si sospecha de fraude, no enfrentarse a la empleado, no llame a la policía y no tome ninguna acción contra el empleado sin el consejo de un profesional. Siga estos tres pasos:
(i) Consultar a un profesional:
Cuando se sospecha de un fraude inmediatamente en contacto con un especialista en fraudes dental que incluya a su abogado y contador
(ii) Bloquea:.
aplique de inmediato las medidas pertinentes recomendadas en este artículo. Si usted tiene suficiente personal, cambiar sus funciones de trabajo de manera que el dinero es manejado por una persona diferente. Si el fraude se está produciendo y poner en práctica estos pasos, continuó robando será difícil
(iii) Reunir pruebas:.
Cuando se compruebe que se produjo el fraude, pregunte a su asesor cuando involucrar a la policía y la forma de terminar el defraudador. Tan pronto como se termina el empleado cambie todas las cerraduras de construcción, códigos de alarma y contraseñas de la computadora.
Si está utilizando un sistema informático, llame a un técnico cualificado para que hagan una copia de su disco duro y quitar el disco duro original a partir de Servicio. Si usted tiene que hacer una auditoría forense de su sistema informático, esto para conservar los archivos temporales que pueden ser útiles durante la auditoría. Si deja el disco duro original en el servicio, corre el riesgo de sobrescribir estos archivos y tal vez perder información necesaria, o que tengan el empleado sabotear el equipo para destruir las pruebas.
Una vez que el fraude se ha establecido su asesor debe dirigir y coordinar la investigación .
recuperación
Para recuperar sus pérdidas, se necesita una estrategia de procesamiento y recuperación. Su abogado le puede aconsejar sobre si los procedimientos penales o civiles serán la ruta preferida. En un intento de beneficiarse de su racha de decencia humana, algunos autores ofrecerán a la restitución a cambio de un acuerdo de no ejercer acciones legales. A pesar de que se puede sentir tentado a aceptar, usted debe tomar esta forma de actuar sólo sobre la base del asesoramiento jurídico.
Consideraciones finales
La vulnerabilidad al fraude es claramente un problema para los consultorios dentales. Tenemos la sospecha de que prácticamente todos los lectores de este artículo conocerá a un dentista que ha sido víctima. Esta es la punta del iceberg porque hay muchos fraudes que no se detectan y muchos más que, por diversas razones, no se hacen públicos. La buena noticia es que prácticamente cada dentista puede disminuir su vulnerabilidad mediante la adopción de algunas medidas básicas.
David Harris, BComm, MBA, CMA, FICB, CD, CSC, TEP y William Hiltz, BSc, MBA, CET son asesores de alto nivel con Harris Beattie MacLennan & amp; Company, una firma de asesoría dental a base de Halifax, que por desgracia han sido consultados sobre muchos casos de fraude consultorio dental.