Una de las herramientas más caras, pero infrautilizadas en un consultorio dental es el software de gestión de la práctica. La mayoría del software moderno tiene una serie de características y funciones que se utilizan a veces ni siquiera en absoluto. Aquí hay algunas cosas que pueden ayudarle a obtener lo máximo de su inversión.
Tareas reubicación
Uno de los importantes beneficios de los registros digitales es que se puede acceder desde muchos lugares al mismo tiempo. La mayoría de las prácticas de instalar ordenadores en la recepción en primer lugar, porque es allí donde estaban grabando previamente la totalidad de su programación y la información de pago. El ordenador simplemente sustituye las herramientas de papel existentes.
El valor real de la nueva tecnología viene de no sólo hacer las cosas viejas mejor, pero al ser capaces de hacer cosas completamente nuevas. Informatización permite repente aquellas tareas que había que hacer en la recepción, que se realiza simultáneamente en las áreas clínicas, áreas, back office consultar, e incluso desde su casa. Echar un vistazo a lo que está haciendo, simplemente porque esa es la forma "que siempre se ha hecho", y decidir si tiene sentido cambiar. La adición de nuevas estaciones de trabajo o terminales en varios lugares es un gasto nominal, pero puede aumentar sustancialmente la productividad si es parte de un plan general.
Comunicación Interna
El uso creativo de incluso el software más rudimentaria le permite pasar información sobre los pacientes y los casos a otros miembros del personal. Muchas de las prácticas se basan en notas manuscritas adicionales, y /o comunicación verbal que en lugar podría ser añadido al registro informatizado del paciente. Dependiendo del software, usted puede ser capaz de adjuntar notas a las citas, los pacientes y /o procedimientos. También puede ser capaz de enviar mensajes o correos electrónicos a otros miembros del personal. Algunas prácticas creativas tienen uno o dos pacientes "falsos" que están programados en partes no utilizadas del día con el propósito de transmitir información.
Algunos programas de software más reciente se realiza la comunicación interna a un nivel completamente nuevo. Puede perfil tareas y procedimientos de la oficina justo en el software. Tradicionalmente, los nuevos miembros del personal se han enfrentado a inclinarse procedimientos de la oficina y también aprender a utilizar el software. Los sistemas más modernos incorporan procedimientos de la oficina a la derecha en el programa, y ayuda con la orientación del personal. El concepto de un "entrenador virtual" o "gestión del conocimiento" no es nueva en el resto del mundo, pero es muy nuevo a la odontología.
Tome una buena mirada a cómo la información viaja a través de su oficina, y hacer un esfuerzo para racionalizar a través de sus ordenadores. Aparte de sus registros dentales, debe haber algunas notas escritas a mano y recordatorios.
Informes
Cada software de gestión de la práctica incluye algunas funciones de informes y análisis. Muchas de las prácticas no hacen uso de estos informes incluso rudimentarios. Otros utilizan un conjunto cuidadosamente organizada de informes para observar tendencias y anomalías. Especialistas en particular, necesitan saber los indicadores clave y las estadísticas relacionadas con su base de referencia. oficinas de ortodoncia, por ejemplo, deben tener cuidado con las tendencias geográficas, y planificar su comercialización y la posible expansión futura basada en códigos postales de sus pacientes. Los dentistas generales tienen una variedad de indicadores importantes que deben ser seguidos, pero rara vez lo son. El éxito de los esfuerzos de marketing (externos e internos) necesita ser rastreado. Información de dirección, información demográfica, y los tipos de procedimiento, puede ser analizado, junto con la información financiera periódica.
El proceso específico requerido para perforar en sus datos para encontrar patrones y tendencias varía en función del software específico de gestión de prácticas en uso. Algunos le permiten exportar datos a una hoja de cálculo Excel para su posterior análisis. Hay muchos programas Microsoft de acceso basado en lo que le permite trabajar con los datos directamente utilizando el software de acceso. Los miembros del personal pueden tomar un curso o dos para aprender a trabajar con los archivos de acceso para generar los informes que necesita. (Asegúrese de que siempre estás trabajando con una copia o sus datos.) Dentrix usuarios tienen la opción de comprar un módulo adicional excelente llamado "El Consultor" de un tercero que se ejecuta informes clave sobre la base de datos Dentrix. Algunas oficinas incluso han empleado los programadores de bases de datos para pasar un par de horas para desarrollar los informes de consultas que se ejecutan en sus datos de gestión de la práctica. El coste de unos informes personalizados es nominal, pero los beneficios pueden ser significativos. El paso importante es determinar lo que necesita para realizar un seguimiento, y luego poner en su lugar la presentación de informes de seguimiento de la misma.
software de Gestión de la clínica y los datos que se acumula puede ser mucho más útil que la mayoría de las prácticas se dan cuenta. La formación inicial que viene con el software no puede ser suficiente para sacar el máximo provecho de su potencial. La mayoría de las empresas ofrecen formación continua, incluyendo sesiones más avanzadas, y esto puede ser vale la pena analizar. También hay grupos de usuarios para algún tipo de software, donde se pueden encontrar consejos e información valiosa. En cualquier caso, trate de ver el software como algo más que un registro de calendario y de pago, y usted será capaz de obtener un mayor valor de la inversión. DPM
Craig Wilson es presidente de CompuDent Systems Inc., que ofrece soluciones informáticas a medida, redes y tecnología a los dentistas y la industria dental.