Afortunadamente, sólo hay dos cosas que pueden salir mal con los datos almacenados en sus sistemas informáticos: o 1) sucede algo desafortunado y las personas adecuadas no se puede acceder a él correctamente, o 2) algo aún más desafortunado sucede y la gente equivocada puede acceder a él. Por desgracia, la mayoría de los consultorios dentales no están haciendo lo suficiente para evitar que cualquiera de estas eventualidades.
Copia de seguridad, copia de seguridad, copia de seguridad
La cosa más importante que se puede hacer para asegurar que los registros electrónicos no son perdido es que los respalde. Algunas oficinas emplean varios procesos de copia de seguridad para asegurarse de que si uno falla que tienen una copia de seguridad (para la copia de seguridad). No hay nada malo con un adecuado nivel de paranoia cuando se trata de la protección de datos. Un escenario de copia de seguridad completa debe cumplir cuatro requisitos:
1) frecuencia adecuada: Una copia de seguridad de rutina o programada debe ocurrir por lo menos al día (o noche), y no debería aplicarse antes sobrescrito que semanal. Algunas oficinas de ejecutar una copia de seguridad a mitad de camino a través del día también. Además, es importante mantener copias de seguridad que representan los datos que se remontan varios días, y no sólo el día /noche anterior. A menudo es importante ser capaz de restaurar los datos que es más viejo que el día anterior. Idealmente, las copias de seguridad semanales o mensuales se almacenan durante períodos más largos
2) adecuada separación física:. Los datos de copia de seguridad se deben almacenar en un lugar que es probable que no se vean afectados por cualquier desastre que se produce en la carcasa de la ubicación de los datos de producción. Los eventos tales como incendios, inundaciones y robos que puedan afectar a la oficina no debe afectar también los datos de copia de seguridad
3) apropiada Fuente de datos:. Todos los datos importantes tiene que ser parte del grupo de respaldo. Algunos programas de copia de seguridad no son capaces de archivos de copia de seguridad que están en uso, y si las aplicaciones se dejan abiertas al final del día que pueden ser imposibles de copia de seguridad de los datos contenidos en ellos. Asegúrese de que su copia de seguridad incluye los datos que necesita
4) registro adecuado y recuperación de cheques:. Es muy común para los usuarios descubrir que a pesar de que pensaban que sus datos se está copiando, en realidad no lo era. Los fallos de hardware, cambios de configuración y de software, y los problemas de comunicación son las razones más comunes que los sistemas de copia de seguridad dejan de funcionar.
Veamos algunos dispositivos de copia de seguridad comunes
cinta de copia de seguridad-DAT y Travan cintas son los más comunes medios de copia de seguridad utilizados en los consultorios dentales en la actualidad. DAT unidades son mucho más caros, pero son más fiables y duran mucho más tiempo. Los medios de comunicación DAT real es la inversa menos costoso que los medios Travan. La dificultad de este tipo de copia de seguridad es que las cintas y las unidades se desgastan, y son relativamente lentos en la copia de seguridad. Sin embargo, hay tres razones importantes que las cintas se usan más comúnmente: Se pueden almacenar una gran cantidad de datos, que se pueden girar a diario, y las cintas son relativamente fiable
CD /DVD escritores-CD y DVD son. fácilmente disponible, barato, fácil de usar, y útil para una variedad de razones. Muchas oficinas utilizan con éxito los CD regrabables (CDRW) para realizar copias de seguridad diarias. El uso de un CDR de una sola vez de escritura para hacer una copia de seguridad mensual o semanal adicional que se mantiene indefinidamente es una gran idea. Por desgracia, estos dispositivos no tienen muy muchos datos, y no se pueden utilizar en situaciones donde cualquier cosa pero los datos más básico tiene que ser almacenado.
Varios magnético media-Zip, jazz, e incluso los disquetes se puede utilizar para almacenar muy pequeñas cantidades de datos. A pesar de que son mucho más lentos que los dispositivos actuales CDRW, son generalmente muy fiable y fácil de usar. Las ventajas y limitaciones de los medios CD se aplican a estos productos, con la excepción de que los datos magnéticos se desvanecen más rápido con el tiempo.
discos duros externos extraíbles unidades USB, o IDE o SCSI discos duros extraíbles proporcionan un método muy rápido de respaldo grandes cantidades de datos. Por desgracia, un disco duro es una de las cosas más propensos a fallar en un sistema informático y unidades extraíbles, por tanto, se considera que son menos fiables que las cintas. Un problema adicional es que la mayoría de las oficinas que utilizan este método tienen una sola unidad extraíble que se utiliza cada vez, y son por lo tanto sin un respaldo diario secuencial con la capacidad de restaurar los datos más antiguos.
prácticas de difusión en mayor tienen a veces los servidores de copia de seguridad que se encuentran disponible en el caso de que algo le sucede al servidor principal. También es una práctica común para un servidor dental que se construirá con los mecanismos, ya sea hardware o software para replicar datos de un disco duro a otro sobre una base continua. Estos sistemas pueden ahorrar una práctica de la frustración de estar fuera de línea, pero si se eliminan los registros, que son eliminados de la réplica al mismo tiempo. los procesos de replicación, por tanto, no son un reemplazo para una copia de seguridad diaria a otro medio.
ordenador a ordenador que almacena una copia de los datos del servidor en otra estación de trabajo en la oficina es una gran manera de asegurarse de que los datos estarán disponibles rápidamente en el caso de un fallo del servidor. Simplemente cambiando algunas entradas de vía puede permitir que la oficina de continuar trabajando con los datos en otra máquina. Los dos problemas principales con este tipo de copia de seguridad son que los datos permanecen en la oficina, y se sienta en los dispositivos que son más propensos a ser dañados o robados como los datos principales, y no puede ser una manera de recuperar los datos más antiguos. Una secuencia de rotación de copias de seguridad en varios ordenadores en la oficina puede resolver parte de este problema.
fuera del sitio de copia de seguridad de datos transferidos a través de líneas telefónicas o de una conexión a Internet a un centro de copia de seguridad remota a menudo se llama "copia de seguridad remota '. Por supuesto, todas las copias de seguridad se deben mover 'fuera de la oficina', pero usando una conexión de datos para moverlo allí rápidamente es una excelente idea. Pequeñas cantidades de datos, tales como datos de software de gestión se pueden almacenar fácilmente de esta manera. Si va a almacenar grandes cantidades de información en una instalación de copia de seguridad fuera del hotel, también recuerde que usted puede necesitar para conseguir que los datos de espalda en algún momento. Algunas instalaciones pueden courier los datos en varios formatos, o incluso devolver un ordenador con todos las aplicaciones necesarias listos para funcionar con sus datos.
Asegúrese de que las copias de seguridad y los registros de copia de seguridad están siendo revisados rutinariamente. Es una buena idea sobre todo para incluir un archivo de prueba en el proceso de copia de seguridad, que se puede borrar de vez en cuando y luego recuperar del grupo de respaldo.
Formación
Error de usuario es la causa más común de datos pérdida en cualquier sistema. Todo el personal necesita capacitación en el software de gestión, el software de imágenes, y sobre el uso correcto y la función del sistema informático. Los errores suceden, pero los más catastróficos son menos comunes en las oficinas que ponen una prioridad en la comprensión y el uso correcto de los equipos y software. Asegúrese de que todo el mundo entiende lo que se considera '' prácticas seguras en lo que respecta a la utilización de Internet, correo electrónico y la protección anti-virus.
Los cortafuegos
La mayoría de las clínicas dentales tienen una conexión a Internet de algunas tipo. Esa conexión puede potencialmente permitir que un "hacker" para acceder a la oficina y sus datos de Internet. A 'firewall' es un mecanismo de hardware o software que impide que esas conexiones no deseadas. Por lo general es más seguro utilizar un dispositivo de hardware, ya que es menos probable que ser apagado o desactivado. Los cortafuegos de hardware están disponibles a partir de menos de $ 100.
Protección anti-virus
Los virus informáticos fueron una vez una forma común para los sistemas pierdan permanentemente los datos. Hoy en día, porque la mayoría de los virus se escriben para realizar funciones que son un poco más "creativo" que los datos supresión pura y simple, y porque los programas y técnicas de eliminación de virus son mejores, es raro que los datos se pierde realmente debido a una infección por el virus. Es mucho más probable que un virus resultados en "sólo" tiempo de inactividad y una costosa empresa de eliminación de virus. Un escenario que es más común en la actualidad es el de una infección por el virus resultante en el acceso a los datos por otras partes. Algunos virus permiten a los usuarios externos se conectan al sistema, y algunos emiten sus documentos o mensajes de correo electrónico anteriores a terceros. Es evidente que cualquiera de los casos es desastroso para una práctica dental.
Es muy importante que el software anti-virus actualizado estar en ejecución en todos los equipos, las áreas del sistema de discos duros no son compartidas, archivos adjuntos de correo peligrosos nunca se abren etc.
La seguridad física
por lo general, las computadoras en las prácticas dentales se colocan en áreas que son accesibles a los pacientes. Protectores de pantalla están disponibles que "bloqueo" de un sistema a menos que la contraseña correcta es de entrada. Utilice éstos en las máquinas que se pueda acceder por los pacientes no atendidos en los consultorios o en los pasillos. Asegúrese de que cualquier equipo disponible como una cortesía a los pacientes en el área de recepción no tiene ninguna conexión física con el resto de la oficina. Si está utilizando un concentrador inalámbrico de cualquier tipo, asegúrese de que los elementos de seguridad están habilitadas para evitar el acceso de usuarios no deseados. Lo más importante es asegurarse de que el personal sepa para detener cualquier persona que no sea el personal de acceder a los ordenadores.
Más pronto o más tarde, un incidente se producirá en su práctica que se traduce en la necesidad de que pensar largo y tendido acerca de la seguridad de tu información. Con la adecuada planificación, ejecución y seguimiento, los datos "eventos" se puede actuar de una manera bastante rutinaria, lo que resulta en la pérdida de datos mínima o nula.
Craig Wilson es el director general de CompuDent Systems Inc ., una empresa de TI especializada en instalaciones informáticas a medida para consultorios dentales.