Usted no es una persona negativa, ni tampoco se disfruta de enfoque de motivos negativos. Sin embargo, periódicamente, es inteligente para hacer una verificación de la realidad. Su práctica dental no es inmune a la horrible posibilidad de malversación de fondos. Desafortunadamente, en los últimos años, ha habido un aumento alarmante de dolor malversación.
No hace falta decir que soy torpe y vacilante para compartir esta información. Mi indecisión viene del hecho de que esta revista está siendo leído por aquellos que quieran protegerse a sí mismos, así como los posibles ladrones. Esta información puede ser utilizada para cualquiera de campamento. Esto no pretende ser un artículo de 'cómo hacer'. Me es necesario hacer en la premisa de que la integridad es la principal motivación para la lectura de este artículo. Sin embargo, si se le pide su motivación lo contrario -recordemos que todas las víctimas de malversación deben estar preparados para:.
advertir a todos los empleados de las consecuencias - Cuando se detecta
El despido automático
Registrar el crimen con las autoridades
Legalmente enjuiciar - al grado máximo
Exigir la restitución
Esté dispuesto a perdonar & amp; olvidar
Insistir en la ayuda profesional y un período de prueba estricta.
De dónde viene la "E" palabra de inicio?
En la preparación de este artículo, se entrevistó a 15 personas que han sido capturados y procesados por malversación de fondos en el consultorio dental. Su remordimiento, su justificación y sus historias personales son todas diferentes. Cuando se le preguntó para calificar su pensamiento y comportamientos, que compartían las siguientes citas:
". Era fácil de tomar un poco a la vez"
"Dr. ___ Siempre tomó el dinero de la caja chica y nunca pagó de nuevo. Creo que me sentí como esta práctica era tan mío como suyo. "
" Dr .___ residuos más dinero que yo haya recibido. "
" Me di Dr. ___ dio tanto la odontología distancia que seguramente wasn 't va a perder unos pocos dólares aquí y allá "
" Nunca se aprecia lo que hice, ni habría que ofrecer un aumento sin mi mendicidad -. así que supongo que simplemente me di un aumento. Al diablo con él! "
" En realidad, nunca habría sido atrapado no había tomado una hora de almuerzo. "
Vamos a hablar de esta última cita. Es una, la verdadera historia del caso y detallada.
Esta recepcionista en particular había estado trabajando en la oficina durante aproximadamente 15 meses. Ella era la única recepcionista de tiempo completo. De vez en cuando ella tendría un ayudante. En su mayor parte corrió la recepción y compila todos los informes de práctica. Un día, cuando estaba lejos para el almuerzo, sonó el teléfono. El médico se encontraba en el edificio y rápidamente contestó el teléfono, pensando que era una llamada que estaba esperando. No se espera que su llamado. Era un paciente que desea un informe detallado para verificar la recepción de pagos personales a la oficina. Además, el paciente estaba tratando de matizar que su hijo se había dado la recepcionista $ 100.00 en efectivo, durante su última visita. Su última declaración simplemente indica un saldo a pagar y el paciente estaba confundido en cuanto a si los pagos recibidos fuera dinero en efectivo, cheque o cheque del seguro del paciente. El médico dio las gracias al paciente y le aseguró que la declaración detallada y la forma de historial de pagos serían en el correo, sin demora. Compartió esta solicitud paciente con la recepcionista, a su regreso de almuerzo. Ella respondió de inmediato: "Voy a cuidar de él. Lo que sí recuerdo del hijo me da $ 100,00. "
Al día siguiente, el médico le preguntó a la recepcionista," ¿Cómo debería responder a las preguntas de pago para un paciente si tuviera que tomar el teléfono de nuevo. Por ejemplo, ¿cómo mantener un registro de los pagos en efectivo? "La recepcionista dijo," Eso es fácil, sólo tendría que consultar el libro de recibo de caja o la entrada de ordenador de pago, "A continuación, mostró el médico cómo entrar y salir de la computadora, que indica un ajuste de $ 100.00, pero no un pago. Lo curioso - también hubo ninguna entrada en el libro de recibos de caja. Por supuesto, ella dio muchas razones por las que no había terminado la transacción y otra vez asegurado el doctor, "Voy a cuidar de él." El médico sonrió, dijo agradecimiento, y procedió a su oficina donde llamó a su contador y dijo , "tenemos que hablar".
para la próxima semana, un equipo de tres personas examina y evalúa todas las transacciones durante un período de seis meses. La prueba fue concluyente ... hubo un "ladrón" en la oficina principal. El doctor y su contador se enfrentaron a la recepcionista. Ella no podía discutir la evidencia documentada. Ella fue capturado. Ella se aseguró de que continuarían para auditar todos los registros desde su primer día de trabajo. El resultado final fue alarmante. Durante un período de 15 meses que había tomado personalmente más de $ 50 mil de la práctica que se había documentado. Mostró poco remordimiento, se gastó el dinero, ella recibió la máxima amonestación y devastado su unidad familiar
A partir de esta historia del caso y muchos otros, aquí es un buen consejo:.
Sea un líder activo: Es importante que el médico participe en la gestión de la recepción. Actúa como si se preocupan por la parte comercial de su práctica y comprender los sistemas de negocio que se utilizan en su oficina. Todas las políticas y prácticas relacionadas con el manejo de dinero en su oficina, deben tener su sanción y aprobación
Revisar sus números:. Disciplinarse y calendario una revisión rutinaria de sus estados financieros y estadísticas de práctica. Aprender cómo recuperar y seguimiento de los datos de práctica. Interpretar sus números y confirmar su viabilidad y factibilidad. Periódicamente, sin previo aviso, la reconstrucción de un día. Asegúrese de que usted puede realizar un seguimiento de todos los pacientes que se han visto en un día determinado y también cómo se registraron los fondos o publicaciones
Monitorear sus estados de cuenta:. Asegúrese de que su personal sabe que nos fijamos en sus estados de cuenta mensuales. De hecho, debe ser la persona para abrir sus extractos de cuenta - revisarlas, y luego tener un equilibrio de terceros y dar cuenta de la chequera práctica. NO utilice su recepcionista de las deudas a la práctica /chequing
Cancelación de la petición Cheques:. Es importante que usted examina todos los cheques cancelados por cantidades inusuales, beneficiarios o promociones. Asegúrese de que usted tiene los cheques devueltos con su estado de cuenta cada mes
Las facturas de repaso:.. Nunca firme un cheque sin revisar su correspondiente factura
Cosas y Mail: El médico debe firmar el cheque, cosas y sellar el sobre. Entonces tener una persona que no sea el que está haciendo las cuentas a pagar, enviar por correo los cheques. Idealmente, las deudas deben ser enviados por correo por el médico o su cónyuge.
A.R.. Comentario: Establecer un tiempo establecido con su recepcionista de revisar todas las cuentas de edad (semanal /mensual). Examinar cada cuenta con su recepcionista. Hablar acerca de las cuentas de edad e historial de pago
Ajustes:. Por lo menos una vez al mes opinión una lista alfabética de todos los castigos, los ajustes, los subsidios y deuda mala. Asegúrese de que la recepcionista o persona trabajando la cuentas por cobrar están participando en esta revisión
Presupuesto:. Tomar un papel activo en el proceso presupuestario. Establecer un presupuesto para cada ejercicio. Vigilar los gastos sobre una base mensual. Evaluar sus gastos generales y porcentajes - por categoría. . Asegúrese de que su recepcionista sabe que te fijas bien en todas las entradas y pagar los cheques devueltos
Mira el talonario de cheques: Si otra persona está entrando en su pagaderos & amp; operaciones de depósito en el talonario de cheques, lo convierten en un punto para mirar el talonario de cheques a menudo. Absolutamente no permita que los reflejos brillantes para ser utilizado en el talonario de cheques. Si se anula nada, simplemente dibujar una línea a través de la entrada ... por lo que todavía se puede leer
Bonded & amp.; Referencias: Los empleados que están involucrados de forma individual con el manejo de los fondos de práctica deben ser enlazados. También, asegúrese de que su seguro de la práctica se refiere a la posibilidad de cobertura de malversación de fondos. Echa un vistazo a las referencias cuidadosamente, antes de contratar a una persona para manejar su dinero y la práctica contable
Quarterly Review:. Al final de cada trimestre establecer un tiempo de revisión con su contador u otro asesor profesional. Un tercero puede divisar a menudo cantidades o porcentajes inusuales. Si es así, entonces puede investigar un poco más de cuidado
Cruz-tren:. Una sola persona no debe estar facultada con el control total de su recepción. Es importante que a través del tren de cobertura y un juego extra de ojos y oídos. Si usted no tiene a otra persona a través del tren, entonces el médico o el cónyuge del médico debe asegurarse de que puedan comprender los elementos esenciales de la recepción, en especial la recepción de dinero y la publicación de.
Aplazar tiempo "a solas" : Muchos esquemas se desarrollan cuando la recepcionista es solo en la oficina. Usted puede ser impresionado cuando los ves de ir más allá y pasar el tiempo añadido en la oficina, pero, también puede ser muy peligroso. Tener otras personas a su alrededor puede impedir la manipulación indebida de figuras, publicaciones e informes. Además, insisten en que los recepcionistas se toman vacaciones
Los depósitos diarios:. Los depósitos deben ser hechos sobre una base diaria. Nunca deje que los depósitos se acumulan. Todos los envíos deben hacerse en el día de tratamiento o dentro de las 24 horas de tratamiento o cualquier intercambio de negocios
Computer "escondites":. Es fácil de ocultar las cosas en el ordenador. Tener un tercero que entienda su computadora muestre cómo y dónde el dinero o el comportamiento malversación podría ser enmascarado en el ordenador. Pídales que le enseñe cómo interpretar los informes del ordenador y cómo hacer una referencia cruzada de ellos
Práctica de efectivo:. Una las muchas prácticas que estén prestando servicios para sólo efectivo. A continuación, asegúrese de que su producción se ha anunciado en su totalidad y que sus notas de ingreso coincide con el informe de producción. Una vez más, el seguimiento de su publicación y la forma de pago recibido -.. En efectivo, cheque personal o cheque de seguro
comunicación con éste puede ser amenazante para algunos, pero la mayoría de los empleados quieren saber las reglas, regulaciones y consecuencias de las actividades inapropiadas
Cómo robar de un dentista
a menudo, los dentistas no saben qué buscar. De hecho, su reparo a examinar las cosas por miedo a destruir la confianza o el espíritu de equipo. Sin embargo, a través de la interacción del personal controlado y tiempo de examen privado, puede ser mejor prevenir que curar. Prevención a través de la conciencia es valioso y útil. Constantemente me sorprende cómo la gente puede llegar a ser creativos - con el fin de ser deshonesto. de hecho han sucedido las siguientes actividades. No deje que sucedan en su consulta:
- pacientes caja se han cobrado de más y la diferencia se ha embolsado. (. Referencia cruzada a su talonario de recibos en efectivo a la cuenta de facturación) No se puede tener una diferencia de cantidades
-. El personal ha usado la tarjeta de crédito de la compañía para uso personal. (Revise cuidadosamente sus estados de cuenta.)
- Se llevan dinero en efectivo del depósito y luego alteran el recibo de depósito antes de llegar a la orilla. (Verificar los depósitos del extracto bancario con el libro depósito real.) Recuerde que para tomar sus propias depósitos al banco o tener un servicio unidos a recoger su depósito
-. Una nueva cuenta bancaria se ha abierto en el nombre del médico y los pone persona su nombre en la tarjeta de firma. Algunos fondos son depositados allí por la retirada posterior. (Por favor, abra todos los estados de cuenta bancarios.)
- Los cheques se han hecho a los proveedores ficticios y los fondos se han compartido después de que el cheque ha sido cobrado. (Se llama malversación de fondos de cooperación.)
- facturas falsas se han presentado a las compañías de seguros para los amigos y las familias - que luego reciben pago del seguro - para ser compartido más tarde. (El fraude de seguros es muy peligroso y estúpido!)
- No hay servicios de carga se han publicado para la familia y amigos sin la aprobación escrita el doctor. (Un pago simbólico se da a decir gracias.)
- Los cheques se han escrito a uno mismo durante un supuesto reembolso. (Antes de firmar un cheque personal, ver un formulario de reembolso adjunto y recepción de la mercancía.)
- Los cheques se han hecho al portador. Una cara familiar puede salirse con la suya en un banco mediante el uso de un sello de goma de la firma del médico o falsificar el nombre del médico. (No tiene sellos de firma de caucho en la oficina.)
- Muchos dólares salen por la puerta a través de personal mediante la práctica franqueo, suministros, equipo y empresa tiempo. (Haga una declaración política firme para todos sus empleados a definir cuidadosamente lo que es correcta o incorrecta..)
- Es común y fácil de "prestado" de la caja o cajón mostrador de caja chica. Asegúrese de que su dinero en efectivo contador es independiente de su caja chica. (Revisión y equilibrar su caja chica cada semana y su dinero en efectivo contador diario.)
- Con demasiada frecuencia, los excedentes, los medicamentos, materiales de marketing y los elementos se ordenan y el inventario adicional se toma en casa. (Seguimiento del inventario de entrada /salida.)
- cheques en blanco han sido firmados por los médicos, ya que son prisa por la puerta para unas vacaciones o una conferencia. (Nunca lo haga!)
- Un médico del cónyuge o pareja dental - con poder de firma - es en connivencia con un miembro del personal para malversar fondos. (Requieren dos firmas propietario - uno que es el principal accionista.)
Estas son sólo algunas medidas preventivas que puede tomar para ayudar a prevenir la malversación de fondos. La clave es estar involucrado con el negocio. Subrayar la importancia de la rendición de cuentas y la responsabilidad con uno mismo y el personal. Ellos deben saber es de mantener los ojos y los oídos abiertos para el comportamiento inadecuado.
Larry Wintersteen es un líder consultor, conferenciante, autor y formador de profesionales dentales, médicas y legales. Él es también un consultor de gestión de la práctica en la Universidad de Colorado, Facultad de Odontología, Denver, CO.